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Le dossier de consultation des entreprises

Passation des marchés
Publié le 3 mai 2012 - Mis à jour le 7 août 2017
Focus

Le DCE, ou dossier de consultation des entreprises, est le dossier remis aux candidats dans le cadre de la passation d’un marché public. L’élaboration de ce dossier est une phase clef de la procédure de passation, l’étape qui définit le cadre de la consultation des entreprises. Nous aborderons en premier lieu l’importance du contenu du DCE (I), puis les règles à respecter en ce qui concerne sa mise à disposition (II) ; enfin, nous examinerons les subtilités du principe de gratuité de cette transmission (III).

I. L’importance du contenu du DCE

L’article 41 du Code des marchés publics (CMP) définit ainsi le dossier de consultation des entreprises : « Les documents de la consultation sont constitués de l'ensemble des documents et informations préparées par le pouvoir adjudicateur pour définir l'objet, les caractéristiques et les conditions d'exécution du marché ou de l'accord-cadre. » Le dossier de consultation est effectivement composé de pièces à vocation contractuelle comme l’acte d’engagement, les cahiers des clauses particulières, administratives ou techniques, le cadre de bordereau des prix unitaires… mais aussi de documents de procédure comme le règlement de consultation ou le certificat de visite. Enfin, des pièces de nature technique peuvent être fournies par le pouvoir adjudicateur à titre d’information sans qu’ils soient destinés à être contractualisés.

L’importance du DCE vient de son rôle clé comme système d’information dans la mise en concurrence organisée par le pouvoir adjudicateur. Si l’avis d’appel public à la concurrence est une pièce procédurale essentielle à la publicité de la consultation lancée par un pouvoir adjudicateur, c’est le règlement de consultation, appelé aussi « règlement de concours » lors d’une procédure de concours, qui a vocation à organiser cette mise en concurrence. L’article 42 du CMP indique que « les marchés et accords-cadres passés après mise en concurrence font l'objet d'un règlement de la consultation qui est un des documents de la consultation ». Ce n’est qu’en présence d’une publicité comportant toutes les mentions nécessaires à l’organisation de la mise en concurrence que celui-ci sera facultatif, comme le mentionne l'alinéa 2 de l'article 42 du code : « Ce règlement est facultatif si les mentions qui doivent y être portées figurent dans l'avis d'appel public à la concurrence. Pour les marchés passés selon une procédure adaptée, le règlement de la consultation peut se limiter aux caractéristiques principales de la procédure et du choix de l'offre ».

Si le règlement de consultation permet au pouvoir adjudicateur d’écrire la règle du jeu de la passation d’un marché public, tous les autres documents du DCE, contractuels ou non, participent à la correcte information des candidats en leur permettant de présenter une offre en adéquation avec l’attente du pouvoir adjudicateur. C’est pourquoi le Conseil d’État veille à ce que les candidats aient le même niveau d’information lors d’une consultation et sanctionne le pouvoir adjudicateur ayant fourni des éléments d’information erronés dans le dossier de consultation alors que le précédent titulaire du marché disposait d’informations correctes (CE, 12 mars 2012, OPAC de l’Ain, n° 354355).

II. La transmission du DCE

L’article 41 du CMP nous informe seulement que « pour les achats de fournitures, de services et de travaux d'un montant supérieur à 90 000 € HT, les documents de la consultation sont publiés sur un profil d'acheteur selon les modalités fixées par arrêté du ministre chargé de l'Économie » (voir le Guide pratique de la dématérialisation, points 4 et 5 sur les conditions à respecter pour la mise en ligne des DCE).

Rappelons qu’un profil d’acheteur est le site internet permettant de mettre en ligne les avis et les DCE et de recevoir des candidatures et des offres électroniques de manière sécurisée et confidentielle. L’arrêté du 14 décembre 2009 pris en application de l’article 41 précise cependant que « les documents de la consultation publiés par le pouvoir adjudicateur ou l'entité adjudicatrice sur son profil d'acheteur doivent être d'accès libre, direct et complet » et que « le pouvoir adjudicateur ou l'entité adjudicatrice peut décider que certains éléments, qu'il estime sensibles ou confidentiels et qui figurent dans les documents de la consultation, ne seront transmis aux opérateurs économiques que sur un support papier ou sur un support physique électronique. Il en est de même lorsque certains documents de la consultation sont trop volumineux pour être téléchargés par les opérateurs économiques. Dans ces deux cas, l'avis d'appel public à la concurrence ou le règlement de la consultation mentionne l'adresse physique ou l'adresse électronique du service auprès duquel ces éléments peuvent être demandés ».

Pour les marchés en dessous de 90 000 € HT, quelles sont les obligations du pouvoir adjudicateur ? Le Code ne donne aucune consigne. Cependant, comme indiqué dans les anciens codes, il semble qu’a minima le pouvoir adjudicateur doive permettre de pouvoir retirer sur place un DCE papier, et ce, à compter de la date de parution de l’avis d’appel public à la concurrence jusqu’à la date limite de réception des offres. Le Guide de la dématérialisation, au point 5.1, indique que « l’acheteur public peut prévoir de fournir ces documents sur un support papier ou sur support physique électronique. Ceux-ci sont choisis dans un format de fichiers largement disponible. Si le secteur économique n’est pas suffisamment équipé, l’acheteur met à disposition le DCE sur un support papier et l’entreprise peut le demander sur papier ».

III. La gratuité du DCE

L’article 41 du Code des marchés publics prévoit que « ces documents nécessaires à la consultation des candidats à un marché ou à un accord-cadre leur sont remis gratuitement. Toutefois, le pouvoir adjudicateur peut décider que ces documents leur sont remis contre paiement des frais de reprographie. Le montant et les modalités de paiement de ces frais figurent dans l'avis d'appel public à la concurrence ou dans les documents de la consultation ». Le pouvoir adjudicateur ne peut donc plus demander une caution, restituée au candidat à la remise de son offre, système qui respectait réellement le principe de gratuité.

En revanche, les frais de reprographie ne sont pas restitués au candidat, ce qui écorne ce même principe. Pour fixer ceux-ci, il convient de se conformer à l’article 35 du décret du 30 décembre 2005 relatif à la liberté d'accès aux documents administratifs et à la réutilisation des informations publiques, pris pour l'application de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 : « À l'occasion de la délivrance du document, des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur. Les frais autres que le coût de l'envoi postal sont établis dans des conditions fixées par arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du Budget. Ils ne peuvent excéder des montants définis dans les mêmes conditions. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter dont le paiement préalable peut être exigé ».

En vertu de l’arrêté du 1er octobre 2001 relatif aux conditions de fixation et de détermination du montant des frais de copie d'un document administratif, autres que le coût d'envoi postal, ne peuvent excéder les montants suivants : 0,18 € par page de format A4 en impression noir et blanc ; 1,83 € pour une disquette ; 2,75 € pour un cédérom.

À noter toutefois qu'en vertu de l'article L. 2122-22 du Code général des collectivités territoriales, « la décision d'imposer le paiement de tels droits et la fixation de leur montant appartiennent par principe à l'organe délibérant de la commune mais la détermination de ce montant peut être déléguée au maire » (voir Question écrite n° 00333 (Sénat) – Réponse publiée le 20 décembre 2007).

Sources :
 

 

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