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Des questions sur le sourcing ? Suivez le guide !

Choix de la procédure de passation
Publié le 27 mars 2019 - Mis à jour le 1er avril 2019
Prospective
Des questions sur le sourcing ? Suivez le guide !
© Pixabay

En Mars 2019, on peut fêter non seulement le retour du printemps mais aussi la publication par la Direction des achats de l'État (DAE), d’un guide opérationnel du sourcing, agrémenté de nombreux schémas et modèles.

Le sourcing – ou « sourçage » pour les plus réfractaires à la langue de Shakespeare – permet « d’effectuer des consultations ou réaliser des études de marché, de solliciter des avis ou d’informer les opérateurs économiques du projet et de ses exigences » afin de préparer la passation d’un marché public (D. no 2016-360, art. 4).

Dans un premier temps, la DAE met en avant 5 principes d'un achat performant :

  • La recherche de gain économique ;
  • L’accès des PME à la commande publique ;
  • La performance environnementale ;
  • La performance sociale ;
  • L'innovation. 

Le sourcing permet ainsi d’interagir avec les opérateurs sur chacune de ces thématiques, en identifiant les différents acteurs et leurs capacités à répondre afin d'optimiser la concurrence et les coûts et risques identifiés, sans oublier la forme du montage contractuel retenu.

Comme dans tout bon roman, l'histoire débute par un chapitre premier, où la DAE présente les protagonistes, c'est à dire les acteurs à associer au sourcing. Trois types sont mis en avant :

  • les fournisseurs dominants ;
  • les fournisseurs les plus innovants ;
  • les fournisseurs émergents, appelés « challengers ».

Ces acteurs peuvent-être identifiés via différents supports qu’énumère le guide : « Plate-forme des achats d’innovation, Guichet unique achats de l’État, les fédérations professionnelles représentatives du secteur d’activité, les structures régionales (chambres d’artisanat, chambres de commerce et d’industrie, etc.), les acheteurs d’autres organisations rencontrées lors du parangonnage (« benchmark »)1, les entreprises ou acteurs rencontrés lors de salons, la collecte directe d’informations par le biais d’une veille internet, les contacts spontanés suscités par les entreprises, l'UGAP ».

La DAE rappelle qu'il est également nécessaire d'impliquer des acteurs internes en couplant les échanges entre eux et les acteurs externes.

Dans un chapitre 2, le guide met en avant les modalités de l'échange.

Il est ainsi possible d'organiser des entretiens physiques, téléphoniques ou par écrit avec les acteurs déterminés convoqué à l'avance, par écrit, en transmettant un questionnaire standardisé. Dans tous les cas un compte-rendu doit venir assurer la traçabilité des échanges.

Il est important que le niveau d'information et le temps passé soit le même. Les informations échangées ne doivent pas être tellement poussées qu'elles excluraient indirectement d'autres entreprises n'ayant pas participé au sourcing. 

Le chapitre 3 concerne l'exploitation des résultats par le biais d'une synthèse transmise aux services opérationnels.

Cela a pour but de pouvoir utiliser les éléments pour interroger son besoin, son segment achat, et de mettre en place des indicateurs de suivis, véritables aides à la décision.

Dans sa conclusion, la DAE, insiste sur la nécessité de mener des actions de sourcing par l'acheteur afin  « d’identifier et d’actionner les leviers sur lesquels il peut s’appuyer pour la recherche de l’optimum en matière de performance achat, c’est-à-dire la recherche du gain économique, le respect des objectifs de responsabilité sociale et environnementale, la mise en place des conditions favorisant le plus large accès des petites et moyennes entreprises à la commande publique et la contribution à la diffusion de l’innovation ».

Si vous avez lu cet article jusqu’au bout, alors c’est que la question vous intéresse : n’hésitez pas à consulter ce guide, qui peut faire peur à l’ouverture (61 pages) mais qui vous apportera un éclairage plutôt efficace et visuel.

 

(1) - Pour rappel, le benchmarking est une technique qui consiste à rencontrer d'autres acheteurs (de préférences de tailles et problématiques similaires) afin d'échanger sur les pratiques, les retours d’expérience, etc. Il est également possible de rencontrer des clients privés. Un focus est disponible dans le guide à ce sujet.

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